Porque su Empresa necesita un Sistema ERP?

Principalmente toda empresa que desee ser exitosa necesita cumplir puntualmente con todos sus compromisos para  lograr ser altamente competitiva en el  mercado. Por diversos motivos y en algunas ocasiones los objetivos trazados no se cristalizan  porque dependen en parte del factor humano que realiza las labores y suceden las siguientes situaciones:

• Omisión o atraso con las obligaciones fiscales y oficiales. Forma 11, 12, 13, 14, 28 y 30. ARC, Retenciones de ISLR, Retenciones de IVA, Informes del Ministerio del Trabajo, planillas del seguro social, inscripción de trabajadores en la LHP, reposos,  pago del INCES, impuestos municipales,  Etc.

• Pagos atrasados con los deberes formales.

• Pagos impuntuales con servicios básico: Alquiler, Teléfonos, electricidad, Hospedaje de páginas Web, dominios en la Web, etc.

• Omisión o postergación en la renovación de pólizas de vehículos, trabajadores y sus familiares, contratos de servicios, contratos de mantenimiento, entre otros.

• Incumplimiento en la entrega de productos causados por la falta de abastecimiento oportuno u olvido por parte del usuario

• Incumplimiento con las visitas o despachos de mercancías previamente comprometidas con un pedido aprobado.

• Atraso con los cálculos y pagos de comisiones para los vendedores.

Estas incomodas situaciones: Incumplimiento, Atrasos, Olvidos y Omisiones. Generan: Sanciones, cierres, dedicación de tiempo, distracción del objetivo; donde finalmente son afectados los clientes y las finanzas de la empresa. La solvencia es vital para que la empresa sea exitosa. Las causas de  estas desfavorables situaciones se deben a:

1. Discrecionalidad: por parte del trabajador o usuario responsable que decide cuando y como realiza una labor.

2. Memorización: el trabajador puede confiarse en que podrá recordarlo todo, aunque no anote en un papel o en archivo, puede olvidar en donde lo registró.

3. Desconocimiento: el usuario desconoce las normas y/o reglamentos que debe aplicar. Muchas veces se realizan registros y/o pagos de servicios que están sujetos a retención.

4. Disposición: Los trabajadores por cualquier motivo pueden ausentarse de la empresa en forma parcial o definitiva (Vacaciones, Reposos, Permisos, Renuncia, despido, entre otros.

Solución:

1. Clasificar las diversas áreas de la empresa: Finanzas, Recursos humanos, CRM (Clientes) y Abastecimiento (Proveedores). La empresa es un todo. Todos los componentes están comunicados entre si y se basan en la planificación especifica para cada uno y todas, también pueden ser monitoreadas por la gerencia.

2. Definir un plan de trabajo operativo y financiero, de estilo ruta de recorrido, pasó a paso, donde  se  hace indispensable monitorear cada punto de avance con respecto a los tiempos de respuesta.

3. Contar con herramientas que permitan revisar y alertar sobre las obligaciones o tareas que se deben realizar. Así se podrá conocer: Lo que falta por hacer y lo que no se hizo en su respectivo momento.

Este esquema de trabajo es totalmente Proactivo y contribuye significativamente a:

1. Cumplir cabalmente cada objetivo.

2. Satisfacción con todos los relacionados de la empresa: Trabajadores, Clientes, Proveedores y Organismos oficiales.

3. Desde el punto de vista personal, para los Gerentes le brinda una mayor tranquilidad en lograr controlar eficientemente todas las actividades delegadas en el personal subalterno y lograr tomar decisiones en cada situación a su debido tiempo.

4. Mayor dedicación de tiempo y recursos hacia la actividad económica de la empresa, debido a que el tiempo y recursos que se invierten en resolver las situaciones nocivas para la empresa, ahora se invierten en satisfacer a sus clientes y optimizar perfeccionando todos sus procesos para lograr ser altamente competitivo en el mercado.

La Herramienta:

• Utilizar Bases de datos relacionales, y una sola base de datos para: Finanzas, Recursos Humanos, CRM (Clientes) y Abastecimiento (Proveedores).

• No  deben existir  procesos de Integración entre las bases de datos. Debido a que una solución ERP genera respuestas en línea y no puede esperar que los datos se trasladen desde una base de datos hacia la otra.

• Arquitectura Abierta, con acceso al código fuente para lograr satisfacer las adaptaciones necesarias para cada empresa. Se facilita la posibilidad de crear o diseñar tareas específicas para la empresa sin depender del fabricante del sistema.

• Contiene un conjunto de tareas de planificación para lograr los mensajes que contribuyen con el cumplimiento oportuno de todas las obligaciones fiscales y formales.

• Contiene un conjunto de funcionalidades para programar los compromisos con terceros y su respectivo panel de monitoreo.

¿Qué es un Sistema ERP?

Haciendo referencia a lo antes expuesto, podemos resumir, que es un  sistema para planificar todos los compromisos y obligaciones de la empresa e informar al usuario en forma proactiva el estatus de cada componente planificado mediante un panel de avisos que muestra lo registrado, lo que se debe realizar y lo que no se ejecutó.

Comparación de un Sistema de Planificación  con los Sistemas Administrativos. 

Los sistemas Administrativos están diseñados solo para: Introducir datos, realizar procesos, registrar transacciones y emitir informes. En algunos casos, se complemente con otros sistemas: Nómina, Contabilidad, etc. Cada sistema utiliza una base de datos exclusiva y comparten información entre sus aplicaciones mediante los procesos de integración. Con los sistemas administrativos las decisiones las toma un usuario y la forma de trabajo es altamente discrecional, No se puede saber lo que falta por hacer porque no tienen el elemento de comparación. En ningún momento deseamos descalificar a los sistemas administrativos de hecho ofrecemos sistemas de gestión empresarial con algunas limitaciones de planificación ERP.

Requerimientos:

1. Plataforma: Las tareas del ERP requieren analizar muchos datos, hacer comparaciones, análisis, mostrar datos, cruzar datos, etc. Siendo esta razón por la que requiere una plataforma sólida de alto rendimiento: Servidores, Sistemas Operativos, Bases de datos, entre otros.

2. Licencias AdaptaPro: Software AdaptaPro ERP con Arquitectura Abierta, complementada con licencias de Nómina más la tecnología Web móvil.

3. Proyecto de  Implantación: Planificar cada objetivo de la empresa requiere del apoyo de consultores y asesores capacitados y experimentados que diseñan proyectos de implantación bien orientados hacia los objetivos de cada empresa.

Para que tipo de empresa está orientado un ERP?

Durante muchos años, los sistemas de porte ERP sólo estaban disponibles para las medianas o grandes empresas debido a los altos costos de plataformas tecnológicas, sistemas operativos, bases de datos, licencias ERP importadas, herramientas complementarias y los honorarios del proyecto de implantación.

Ahora, las pequeñas, medianas y grandes empresas cuentas con diversas alternativas en el mercado, actualmente las plataformas tecnológicas, sistemas operativos, bases de datos y tecnologías complementarias se encuentran con diversos costos, incluyendo excelentes herramientas del software libre, etc.

Los sistemas  ERP son soluciones para las empresas organizadas y proactivas. Ya no dependen de su tamaño ni de una alta inversión financiera.

AdaptaPro es una solución hecha en Venezuela y no depende de divisas, por esta razón está disponible para todo tamaño de empresa, el nivel de costo depende en parte de la cantidad de usuarios, aun sigue siendo una solución accesible.

Importancia de Proyecto de Implantación en un ERP.

Los ERP se implantan mediante un Proyecto con fechas de entrega y orientados a los cuatro componentes de la empresa: Finanzas, Abastecimiento, CRM y Recursos Humanos. Caso contrario sucede con los sistemas administrativos, se instala, configura, se entrena al personal de la empresa y la empresa delega en el personal todas las actividades.

Porque aplicar un Proyecto de Implantación es costoso?